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Bessere gedruckte und digitale Produktdatenblätter durch ein PIM-System

Bessere gedruckte und digitale Produktdatenblätter durch ein PIM-System

Produktdatenblätter sind vielleicht die wichtigsten Dokumente in Ihrem Unternehmen. Diese Dokumente fassen die technischen Eigenschaften und Daten von Produkten, Materialien und Teilen in Ihren Lieferketten zusammen. Ohne sie verfügen Sie und Ihre Partner nicht über die Informationen, die für die Erledigung alltäglicher Aufgaben benötigt werden.

Das Problem ist jedoch, dass die Erstellung von Produktdatenblättern zeitaufwendig sein kann, insbesondere wenn Sie viele Produkte mit komplizierten Daten haben. Doch dafür gibt es eine Lösung. Ein System für Produkt-Informations-Management (PIM) beschleunigt die Erstellung von Datenblättern und erleichtert die ordnungsgemäße Verwaltung der Produktdaten. 

Was sind Produktdatenblätter? Warum benötigen Sie sie?

Produktdatenblätter haben verschiedene Aufgaben. Mit ihnen können Sie wichtige Informationen mit Lieferanten und Investoren austauschen und anhand der Informationen auf Datenblättern Produktbeschreibungen auf Ihrer Website und im Webshop verfassen. Datenblätter helfen Ihnen auch dabei, die für Ihren Bereich relevanten Vorschriften einzuhalten. Lieferanten müssen ihren Kunden Unterlagen zur Produktsicherheit zur Verfügung stellen. Bußgelder für Verstöße können teuer sein. Gute Datenblätter gewährleisten, dass Sie diese wichtigen Informationen kommunizieren. 

Hier sind einige Informationen, die man in einem Produktdatenblatt erwartet:

  • Produktbeschreibungen, Bilder, Daten, Abmessungen und Größen
  • Verwendete Rohstoffe und woher sie kommen
  • Informationen zur Produktsicherheit
  • Empfehlungen für eine sichere Handhabung
  • Anforderungen an Transport und Lagerung
  • Umweltauswirkungen eines Produkts

Produktdatenblätter können in digitaler oder gedruckter Form zur Verfügung gestellt werden. Obwohl viele Unternehmen heute digitale Datenblätter verwenden, sind gedruckte Dokumente immer noch beliebt.

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Was ist ein PIM-System?

Ein System für Produkt-Informations-Management (PIM) ist ein digitales Tool, das viele der Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit Produktdaten rationalisiert. Dies umfasst die Erstellung von Preislisten, Produktkatalogen und natürlich Produktdatenblättern.

Unternehmen, die Produktdatenmanagement verwenden, erreichen Folgendes leichter:

  • Effiziente Produktentwicklung
  • Design hochwertiger Produkte
  • Einhaltung der Termine für Entwicklungsprojekte
  • Erreichen der Kostenziele

Außerdem sagen nur 8 Prozent der Fertigungsunternehmen ohne Verfahren für das Produktdatenmanagement, dass sie keine Probleme bei der Verwaltung ihrer Produktdaten haben. 

Ein PIM-System beschleunigt das Produktdatenmanagement, weil es Produktinformationen so effizient zusammenträgt und verwaltet. Viele Unternehmen werden dadurch in die Lage versetzt, alle ihre Produktdaten in einem System zu speichern und diese Informationen zu nutzen, um intelligentere und schnellere geschäftliche Entscheidungen zu treffen. 

Insbesondere bei Produktdatenblättern zeigen PIM-Systeme ihre Vorteile. Mit den besten PIM-Lösungen können die Anwender Datenblätter auf Knopfdruck oder sogar automatisch erstellen, mit allen Arten von Produktinformationen wie:

  • Bilder
  • Grafiken/Diagramme
  • Preise in angegebenen Währungen
  • Beschreibungen in den gewünschten Sprachen
  • Andere wichtige Daten

Eine gute PIM-Lösung verfügt über einen integrierten Berichtsdesigner und die Möglichkeit, Daten auch in InDesign Dateien zu integrieren. Dies erleichtert die Erstellung und ständige Aktualisierung von Datenblättern erheblich. 

Herausforderungen bei der Erstellung von Datenblättern ohne PIM-System

Produktmanager stehen unter erheblichem Druck, Produkte innerhalb kürzester Zeit auf den Markt zu bringen. Der wirtschaftliche Wettbewerb ist hart und es kann für ein Unternehmen einen wichtigen Vorsprung sichern, seine Produkte früher auf den Markt zu bringen. Viele Produkte können jedoch nicht ohne korrekte Produktblätter auf den Markt gebracht werden. Dies ist in einigen Fällen sogar gesetzeswidrig und auf jeden Fall erhalten die Kunden nicht die Informationen, die sie benötigen. 

Viele Unternehmen haben Probleme mit Produktdatenblättern, weil sie so detaillierte Informationen enthalten müssen. In den meisten Fällen verfügen diese Unternehmen über verschiedene Quellen für Produktdaten und müssen Informationen aus all diesen Quellen für ihre Datenblätter zusammentragen, was ein langer und komplizierter Prozess sein kann.

Die Erstellung und laufende Aktualisierung von Datenblättern können aufgrund des damit verbundenen Zeitaufwands auch teuer sein. Technische Informationen und Daten müssen den Vorschriften des Gesetzgebers und verschiedenen Normen entsprechen, und es kann schwierig sein, diese Informationen zusammenzustellen, wenn Daten aus mehreren Quellen stammen. Angaben zur sicheren Handhabung eines Produkts können beispielsweise in einer Datei auf einem System enthalten sein. Produktgrößen und -daten können dann in einer Datei auf einem anderen System vorhanden sein. Dies kann das Produktdatenmanagement unübersichtlich machen. 

Hinzu kommen weitere Probleme. 

Einige Unternehmen verfügen einfach nicht über die Ressourcen, um neue Produktdatenblätter zu erstellen oder aktuelle zu verwalten. Infolgedessen verteilen sie unzutreffende Informationen an Kunden und Lieferanten. Veraltete Datenblätter können die gesamte Reputation eines Unternehmens gefährden. 

Welche Vorteile bietet ein PIM-System für Datenblätter?

Ein PIM-System kann die Markteinführungszeit für neue Produkte erheblich verkürzen, da alle Arten von Produktinformationen an einem einzigen Ort gesammelt sind. Von hier aus können alle erforderlichen Daten automatisch in die Datenblattvorlagen übertragen werden. Dies macht die Erstellung von Datenblättern zu einem optimierten Ablauf und gewährleistet, dass Datenblätter immer die neuesten, aktualisierten Daten enthalten.

Ein PIM-System ruft auch Preise, technische Daten und andere Informationen aus Ihrem jeweiligen ERP-System ab und platziert sie in der Datenblattvorlage im PIM-System oder in InDesign. Dadurch entfällt sofort viel Arbeit. Sobald Sie eine Vorlage haben, können Sie alle erforderlichen Informationen hinzufügen. So einfach ist das. 

Wenn Sie Ihre Produktdaten in einem PIM-System speichern, können Sie Ihre Datenblätter konsistent, korrekt und konform zu den geltenden Vorschriften halten. Es gibt keine veralteten Informationen mehr. Wie Sie sehen, können Sie viel Zeit sparen, indem Sie alle Ihre Produktdaten in einer PIM-Lösung verarbeiten. 

Es bietet noch einen zusätzlichen Vorteil. Mit einem guten PIM-System können Sie spezifische Datenblätter für verschiedene Kunden oder Kundengruppen erstellen. Sie können diese Blätter mit ausgewählten Preisen, Währungen, Bildern und Texten in den gewünschten Sprachen anpassen. 

Unterschiedliche PIM-Systeme bieten unterschiedliche Möglichkeiten. Mit einem PIM-System wie Perfion können Sie alle Produktinformationen von einem einzigen Ort aus verwalten. Von hier aus können Sie es auf allen Ihren Verkaufs- und Marketingplattformen verwenden.

Perfion macht es einfacher als je zuvor, gedruckte und digitale Datenblätter zu entwerfen und zu optimieren. Sie können diese Dokumente in verschiedenen Formaten erstellen, darunter Excel, HTML, MHT, PDF, RTF und mehr. Sie können auch verschiedene Bildformate wie TIFF, JPEG und PNG verwenden.

Mit einem PIM-System können Sie gedruckte und digitale Datenblätter flexibler und genauer als je zuvor erstellen und verwalten. Es wird sehr wahrscheinlich ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Arbeitsinstrumente. 

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