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So erstellen Sie perfekt organisierte Produktinformationen, auch wenn viele Personen beteiligt sind

So erstellen Sie perfekt organisierte Produktinformationen, auch wenn viele Personen beteiligt sind

Mittelständische und größere Unternehmen mit mehreren Produkten und mehreren Vertriebskanälen sind häufig überfordert, wenn es darum geht, ihre Produktinformationen organisiert und auf dem neuesten Stand zu halten.

Mit einem manuellen oder herkömmlichen Dokumentenmanagementsystem, aber auch mit einer ERP-Lösung ist es fast unmöglich, den Zielgruppen die gewünschten und korrekten Informationen zur Verfügung zu stellen oder diese rechtzeitig und kostengünstig zu veröffentlichen.

Dies liegt einfach daran, dass in verschiedenen Entwicklungsstadien der Produkte so viele Daten anfallen, dass selbst Systeme mit ausgefeilter Versionierung nicht mithalten können. Das gilt vor allem dann, wenn sich die Daten nicht im Netzwerk des eigenen Unternehmens befinden.

Versionen, Inhalte, Medien und Verteilerlisten ändern sich laufend. Da sich auch die zugrunde liegende IT-Infrastruktur weiterentwickelt, können Marketing-, Schulungs-, Kundensupport-, Produktentwicklungs-, Betriebs- und Vertriebsabteilungen darunter leiden, dass es keine einzig maßgebliche Datenquelle für die Produktinformationen des Unternehmens gibt.

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Wie kann überhaupt ein Chaos an Produktinformationen entstehen?

Kurz gesagt besteht das Problem darin, dass bei den meisten dieser Unternehmen viele Personen an der Erstellung von Produktinformationen beteiligt sind. Es sind nicht nur Produktmanager oder Marketingteams beteiligt, sondern auch Ingenieure, Verkäufer, Vertriebspartner, Preisexperten, Vertragsadministratoren, Webdesigner, Autoren von Fallstudien, Programmierer, Zulieferer, Kundendienstmitarbeiter, Texter, Rechtsanwälte, Forschungs- und Entwicklungsabteilungen sowie Lieferantenmanager und viele weitere Berufsgruppen.

Und wenn so viele Personen so viele Informationen erstellen, gibt es schnell keine einzig maßgebliche Datenquelle mehr für das Produkt. Zum Schluss hat man Dutzende von Versionen und niemand weiß letztendlich, was nun die korrekte Information ist – Versionskontrolle kann dies nicht verhindern, sondern macht es oft noch schlimmer. So enden Sie mit ungenauen Informationen, was zu teuren Fehlern führt:

  • Angebote beinhalten falsche Preise
  • Prospekte beschreiben die Funktionen und Merkmale nicht korrekt
  • Produktpositionierung geht am Markt vorbei
  • Verwirrung bei Kunden und Partnern
  • Und das Schlimmste: Haftung wegen falscher Behauptungen. Das Problem führt auch zu enormen Verzögerungen bei der Herstellung von Verkaufshilfen und Begleitmaterial, da alles erneut zusammengesucht, überprüft und genehmigt werden muss.

Da Zeit Geld ist, steigen dadurch die Kosten. Und da die Markteinführungszeit ein entscheidender Faktor für die Gewinnung von Marktanteilen ist, kann dies zu enormen Umsatz- und Gewinnverlusten führen.

Die richtigen Systeme für Produktinformationen nutzen

Das Problem mit den Produktdaten lässt sich am einfachsten veranschaulichen, wenn man an ein Unternehmen denkt, das mehrere hundert oder gar tausende Produkte anbietet.

Typische CRM- oder ERP-Systeme (wie z. B. Microsoft Dynamics) sind geeignet für:

  • einfache Preisangaben
  • Listen von Funktionen
  • Beschreibungen
  • technische Zeichnungen
  • sowie die Zugriffsrechte für die verschiedenen Bereiche und Benutzer

Aber diese Systeme sind nicht darauf ausgelegt, komplexe Bedürfnisse des Produkt-Informations-Managements zu erfüllen, wozu gehört:

  • Bedienung von E-Commerce-Systemen
  • Erstellung von individualisierten Angeboten oder Katalogen
  • Unterstützung einer umfassenden Lokalisierung
  • Reaktion auf den sich ständig entwickelnden Wettbewerb
  • sowie die Handhabung von tausenden Einzelteilen des Informationspuzzles, die sich in Excel-Tabellen, Word-Dokumenten, PDFs, Videos und auf Papier befinden und von einem PC über einen externen Server bis zu einer Aktenablage reichen können.

Genau deshalb gibt es echte Best-of-Breed-Lösungen für das Produktinformationsmanagement oder PIM-Systeme: als Add-On zu Ihrem ERP-System, um den Aufwand, die Fehler und die Kosten für die Verwaltung von Informationen zu hunderten oder tausenden von Produkten zu verringern – für dutzende, hunderte, tausende oder sogar Millionen von Benutzern.

Ein PIM-System sorgt rund um die Uhr für genaue Produktinformationen

PIM-Systeme wie beispielsweise Perfion, die im Grunde genommen ein Add-On zu ERP-Systemen sind, lösen diese Probleme, indem sie alle Ihre Produktinformationen schnell, einfach und kostengünstig in eine gemeinsame Datenbank integrieren und für eine effiziente Nutzung verfügbar machen.

Ein PIM-System ermöglicht es Unternehmen, schnell die Kontrolle über alle Arten von Produktinformationen zu erlangen (selbst wenn Sie tausende von verschiedenen Produkten haben) und zugleich die Performance erheblich zu steigern.

Folgendes sind nur einige der Vorteile, die ein Produkt-Informations-Management-System bietet:

  1. Zugriff auf alle aktuellen Informationen von einem einzigen Ort aus
    Alle Produktinformationen werden im PIM-System erstellt, verwaltet und aktualisiert. Daher verfügen alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen stets über aktuelle Produktdaten.

  2. Konsistente Produktinformationen auf allen Ihren Kanälen
    Änderungen an Produktinformationen im PIM-System werden sofort auf Ihrer Website, in Webshops, Portalen, Apps, Katalogdateien, Preislisten, Datenblättern usw. angezeigt, da sich ein PIM-System nahtlos in alle Vertriebs- und Marketingkanäle integriert.

  1. Erhebliche Kosteneinsparungen
    Ein PIM-System erspart Ihnen unzählige Arbeitsstunden, da Sie keine Zeit mehr benötigen, um die richtigen Informationen zu finden, neu zu erstellen, verfügbar zu machen und abzustimmen. Darüber hinaus sparen Sie zusätzliche Kosten, die entstehen, wenn Sie Kunden falsche Informationen geben. Das PIM-System gibt Ihren wertvollsten Mitarbeitern mehr Zeit für produktivere und kreativere Aufgaben. So können diese das tun, was sie am besten können, statt sich mit zeitraubenden und sich wiederholenden Aufgaben abzugeben.

  2. Verbesserter Kundenservice
    Mit einem PIM-System als einziger maßgeblicher Datenquelle für Ihre Produktinformationen können Sie schneller und genauer auf Kundenanfragen reagieren, was zu zufriedeneren Kunden und höheren Umsätzen führt. Sie können die Informationen sogar über das Internet verfügbar machen, um Ihren Kunden Selbstbedienung zu ermöglichen und ihnen die gewünschten Informationen genau dann zu bieten, wenn sie diese benötigen.

  3. Kürzere Markteinführungszeit
    Durch die Verwaltung Ihrer sämtlichen Produktinformationen an einem zentralen Ort können alle Ihre Mitarbeiter aus Marketing, Vertrieb, Design, Entwicklung, Qualitätssicherung, Produktion, Recht, Support usw. sowie Ihre Geschäftspartner mit stets aktuellen Produktinformationen perfekt koordiniert zusammenarbeiten. Dies ermöglicht eine effizientere und schnellere Markteinführung Ihrer Produkte.

 

Diese Vorteile führen wiederum zu:

  • höheren Umsätzen
  • größeren Marktanteilen
  • niedrigeren Kosten und
  • gesteigerter Rentabilität

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