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Perfion Blog

So haben Sie Erfolg mit den Produktdaten im ganzen Unternehmen

Vielleicht haben Sie es schon selbst erlebt: Sie müssen jede Menge ähnlicher Arbeitsaufgaben erledigen. Die Produktdaten einer ganzen Produktreihe, die geändert wurde, müssen aktualisiert werden. Sie müssen sich beeilen, damit auch die anderen Abteilungen weiterarbeiten können. Oft denken Sie, dass es eigentlich eine schnellere und bessere Möglichkeit geben sollte, als die Daten von Hand in Excel-Tabellen, Produkt-Datenblättern, PowerPoint-Präsentationen und InDesign-Dateien zu ändern. Denn das dauert ja ewig und Sie riskieren, Fehler zu machen oder etwas zu vergessen.

SO HABEN SIE ERFOLG MIT DEN PRODUKTDATEN IM GANZEN UNTERNEHMEN

Sie haben wahrscheinlich schon gehört, dass es effiziente System für das Produktinformationsmanagement gibt, sogenannte PIM-Systeme. Aber Sie wissen nicht genau, was diese leisten können. Im Augenblick erscheint es Ihnen daher einfacher, die Arbeiten in gewohnter Weise auszuführen.

Und so könnte es noch lange weitergehen. IM AUGENBLICK erscheint es meistens einfacher, alles wie gewohnt zu machen. Aber dann geschieht etwas:

  • Vielleicht wollen Sie einen Webshop eröffnen?
  • Oder neue Produkte sollen schneller auf den Markt gebracht werden?
  • Oder will Ihr Unternehmen auf neue Märkte expandieren und muss nun Produktdaten in mehreren Sprachen verwalten?

Solche Situationen stellen noch größere Anforderungen an die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens. Und auch an die Produktdaten.

Effizientes Produktinformationsmanagement – was ist das?

Ein Produktinformationsmanagement-System, oder kurz PIM-System, ist eine zentrale Quelle für alle Arten von Produktdaten und Sie brauchen die Produktdaten daher nur an dieser einen Stelle zu pflegen.

Im PIM-System können Sie die Produktinformationen genauso so strukturieren, wie sie auf den verschiedenen Vertriebs- und Marketingkanälen dargestellt werden sollen. Sie brauchen nicht länger in Ihre E-Commerce-Plattform, InDesign-Dateien oder andere Datenquellen zu gehen, um die Reihenfolge von Produkten zu ändern oder Produkte bzw. deren Daten manuell hinzuzufügen oder zu löschen. All dies wird im PIM-System erledigt und Änderungen werden automatisch in allen Sprachen und auf allen Vertriebs- und Marketingkanälen übernommen, die Sie mit dem PIM-System verknüpft haben.

Es versteht sich von selbst, dass hierdurch die manuellen Arbeiten wesentlich verringert werden und alles schneller geht. Es werden wesentlich weniger Fehler gemacht und nichts mehr übersehen oder vergessen. Außerdem haben alle Abteilungen Zugriff auf die für sie relevanten Produktdaten. Mit einem PIM-System sind Sie in der Lage, neue und künftige Anforderungen an Ihre Produktdaten zu meistern.

Mit PIM optimieren Sie mit einem Schlag die Arbeitsabläufe in vielen Abteilungen

Eine genaue Übersicht darüber, welche Arbeitsabläufe das PIM-System unterstützen soll, ist nur eine von mehreren Voraussetzungen, um herauszufinden, wie Sie Ihre produktdaten optimal verwalten.  In unserem kostenlosen Whitepaper „5 wichtige Fragen, die Sie beantworten sollten, bevor Sie PIM wählen” werden Sie von uns durch den Entscheidungsfindungsprozess geleitet.Die Implementierung von PIM in Ihre Organisation bringt zweifellos eine Veränderung einiger ihrer Arbeitsschritte mit sich – einfach deshalb, weil Sie ein Werkzeug erhalten, das eine Optimierung ermöglicht.

Trotzdem spricht vieles dafür, sich ein Bild davon zu machen, wie Ihre grundlegenden Arbeitsprozesse laufen und welche Schnittstellen es zwischen den verschiedenen Abteilungen und der Nutzung der Produktinformation gibt.

Ihr PIM-System soll Ihre Arbeitsschritte bestmöglich unterstützen – nicht zuletzt in Bezug auf die Rollenverwaltung. Wer soll wozu und wofür zugangsberechtigt sein? Sollen verschiedene Abteilungen jeweils bestimmte Berechtigungen haben? Sollen Produktdaten in bestimmten Stadien gesperrt sein? Wozu sollen Externe eine Zugangsberechtigung erhalten?

Die Antworten auf diese Fragen erzeugen wichtige Anforderungen, die Sie an ihr künftiges PIM-System stellen sollten. Um einen Überblick zu erhalten, sollten Sie von den folgenden grundsätzlichen Fragen ausgehen.

  • Wie arbeiten Sie heute mit Produktdaten?
  • Wer hat mit Ihren Produktinformationen zu tun?
  • Was sollen diese Personen tun?
  • Wie sollen sie es tun?
  • Wann sollen sie es tun?

Ein wichtiger Parameter ist in diesem Zusammenhang, auf welche Weise im PIM-System anzeigt wird, welche Arbeiten gerade durchgeführt werden können und zu erledigen sind. Grundsätzlich wird zwischen zwei PIM-Systemen unterschieden. Das eine ist darauf ausgelegt, dass die Ver- und Bearbeitung der Produktinformation sequentiell erfolgt, beim anderen kann parallel daran gearbeitet werden. Es geht darum, ob eine Aufgabe abgeschlossen werden muss, bevor der nächste daran arbeiten kann, oder ob mehrere Benutzer gleichzeitig verschiedene Aufgaben in Bezug auf die Produktinformation durchführen können. Deshalb macht es sich bezahlt genau zu überlegen, was Ihrer Organisationsform besser entspricht.

Ist Ihre Organisation für PIM bereit?

Von Anfang an müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass eine solide organisatorische Verankerung notwendig für den Erfolg eines PIM-Systems ist. Die betroffenen Mitarbeiter müssen so früh wie möglich am ganzen Prozess beteiligt werden.

In allen Abteilungen, die vom PIM-System profitieren sollen, müssen die Mitarbeiter verstehen,wie das PIM-System sie in ihrer täglichen Arbeit unterstützen wird. Wenn sie gleich von Anfang an die Vorteile verstehen, werden sie bereitwilliger bei der Einführung des Systems mitmachen und sich einarbeiten. Ohne Verständnis der Mitarbeiter kann es schwierig sein, sie davon zu überzeugen, sich von den alten Arbeitsgewohnheiten zu lösen.

Entscheidende Bedeutung für den Erfolg des Unternehmens mit dem PIM-System hat auch, dass die Unternehmensleitung ausreichend Zeit für das Projekt einplant. Denn damit das PIM-System den Mitarbeitern möglichst schnell viele unfruchtbare Routineaufgaben abnehmen kann, müssen alle ausreichend Zeit haben, um sich gründlich in das neue System einzuarbeiten. So sind Sie von Anfang an auf dem richtigen Weg. 

Laden Sie den Leitfaden für die Wahl des PIM-Systems herunter

Whitepaper: 5 wichtige Fragen, die Sie beantworten sollten, bevor Sie sich für ein PIM-System entscheiden

Eine genaue Übersicht darüber, welche Arbeitsabläufe das PIM-System unterstützen soll, ist nur eine von mehreren Voraussetzungen, um herauszufinden, wie Sie Ihre produktdaten optimal verwalten.

In unserem kostenlosen Whitepaper „5 wichtige Fragen, die Sie beantworten sollten, bevor Sie PIM wählen” werden Sie von uns durch den Entscheidungsfindungsprozess geleitet.

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