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Perfion Blog

So macht es PIM leicht, Dokumente mit Daten aus dem ERP auszudrucken

Drucken Sie Kataloge und Datenblätter leicht mit Daten aus dem ERP-System aus

Die meisten Marketingabteilungen werden zustimmend nicken, weil sie diese Herausforderung kennen: Der Bedarf, schnell mit individuell angepassten Informationen für die Kunden kommunizieren zu können, steigt, aber es steht nicht unbedingt mehr Zeit zur Verfügung, um diese Aufgaben zu lösen. 

Deshalb ist es notwendig, die Arbeit cleverer zu gestalten. Das erreicht man mit dem Einsatz von Systemen, die die zeitaufwendigen Aufgaben strukturieren und automatisieren. So wie ein PIM-System, mit dem die Arbeit mit Produktdaten von ERP und anderen Quellen viel leichter geht. 

Formate wie Datenblätter, technische Spezifikationen und Preislisten sind klassische Beispiele für Unterlagen, die von vielen Marketingabteilungen benötigt werden, um sie der Verkaufsabteilung laufend liefern zu können. 

ERP ist zum Drucken nicht gut geeignet

Ein gewöhnliches Szenario könnte so aussehen: Ein Verkäufer soll einem Kunden ein Angebot schicken und möchte ihm ein Datenblatt geben, auf dem eine technische Beschreibung, ein paar Fotos und eine Preisliste, die der Rabattvereinbarung mit dem Kunden angepasst ist, enthalten sind. 

Die erforderlichen Informationen sind alle verfügbar, aber sie sind auf verschiedene Systeme verteilt. Die wichtigen Stammdaten und Preise befinden sich im ERP-System, aber es ist nicht möglich, eine PDF-Datei vom ERP-System zu erzeugen, die geeignet ist, dem Kunden präsentiert zu werden. 

Deshalb benötigt der Verkäufer die Hilfe der Marketingabteilung, um ein angepasstes Dokument in die Hand zu bekommen, und auch wenn es sich dabei um eine triviale Aufgabe handelt, kostet sie Zeit. Zeit, die die Marketingabteilung besser dafür hätte verwenden können, an der nächsten kreativen Werbekampagne zu feilen. 

Und wenn der gleiche Verkäufer ein paar Tage später ein ähnliches Dokument benötigt, muss es fast von Grund auf neu gestaltet werden. Wenn es auf diese Weise zu umständlich wird, etwas zu erstellen, besteht die natürliche Reaktion darin, nach schnelleren Lösungen zu suchen. 

Verkäufer und andere Mitarbeiter mit Kundenkontakt werden häufig selbst damit anfangen, Dokumente jeweils von Fall zu Fall auf der Grundlage früherer Versionen zusammenzusetzen – mit dem offensichtlichen Risiko, dass das Design nicht stimmt und veraltete Informationen verwendet werden. Es können z. B. die falschen Schriftarten und alte Fotos verwendet werden oder Logos werden in Bezug auf das Designhandbuch falsch eingesetzt. 

Mit dem PIM-System ist es einfach, ERP-Daten auszudrucken

Mit dem PIM-System ist es einfach, ERP-Daten auszudrückenFalls man keine Zeit verschwenden will und das Erscheinungsbild des Unternehmens wahren möchte, benötigt man ein System, das auf der Grundlage benutzerfreundlicher Vorlagen individuell angepasste Dokumente erzeugen kann – und zwar anhand gültiger Daten. 

Genau das ist einer der wesentlichen Vorteile eines PIM-Systems wie Perfion. Das PIM-System ist der zentrale Sammelpunkt für alle Produktinformationen – eine „Single Source of Truth” – und deshalb kann man sicher sein, das richtige Logo und die aktualisierte Produktbeschreibung ausgewählt zu haben. 

Das PIM-System kann eng mit dem ERP-System integriert werden und dadurch lassen sich ERP-Daten in modernen Druckformaten verwenden. Marketingsysteme wie Adobe Creative Suite können nämlich auch in Perfion PIM integriert werden, sodass sich alle Arten von Produktdaten in InDesign-Katalogen, auf Produktblättern und Ähnlichem leicht auf den aktuellen Stand bringen lassen. 

Vorlagen sorgen für Schnelligkeit und Einheitlichkeit

Der Schlüssel zum schnellen Erstellen von individuell angepassten Angeboten, Datenblättern und Ähnlichem sind die Vorlagen des PIM-Systems. Die Vorlagen stellen eine benutzerfreundliche Art und Weise dar, um ein einheitliches Design auf übergeordnetem Niveau sicherzustellen und gleichzeitig den Inhalt jeweils von Fall zu Fall anzupassen. Mit wenigen Klicks im PIM-System können Sie auswählen, welche Informationen z. B. für ein Angebot verwendet werden sollen, um anschließend einzigartige PDF-Dateien zum Drucken zu erzeugen. 

Das bedeutet, dass der Verkäufer – anstelle einem Mitarbeiter der Marketingsabteilung diese Aufgabe zu übertragen – selbst die gewünschte PDF-Datei mithilfe des PIM-Systems erstellen kann. Zuerst entscheidet er, welche Angebotsvorlage verwendet werden soll, und anschließend wählt er die relevanten Informationen im System aus: Welchem Kunden sollen welche Produkte präsentiert werden, welche Fotos sollen verwendet werden, sollen Preise angegeben werden usw. Das PIM-System ermöglicht es, differenzierte Preise und Ähnliches live im ERP-System zu berücksichtigen. 

Auf diese Weise werden immer aktualisierte Informationen verwendet, die mit einem Erscheinungsbild präsentiert werden, das der Designvorgabe des Unternehmens entspricht. 

Mit einem PIM-System kann es also viel leichter sein, ERP-Daten für moderne Druckformate zu verwenden, aber das ist nur eine Art und Weise, wie Sie die tägliche Arbeit im ERP-System mit PIM vereinfachen können. 

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